Escrito por Escrito por Odilo
1. Esto afecta tanto a documentos en papel, digitalizados mediante sistemas convencionales o de captura avanzada (el sistema pretende convertirse en un nexo de unión entre la documentación física y le electrónica), como a los diversos tipos de documentos electrónicos: ofimáticos o aquellos que incorporen elementos característicos de la administración electrónica, por ejemplo, firma a través de certificados digitales.
2. Combina las funcionalidades de una aplicación de gestión documental con las capacidades de Odilo Preserver, de modo que se asegura la conservación, control y acceso de los documentos de la organización.
3. Odilo Preserver PYMES es accesible desde un teléfono móvil, lo que asegura el acceso permanente a sus documentos desde cualquier dispositivo.
4. Además, incluye la asignación de un nivel de cuadro de clasificación predefinido; una ubicación en una estructura organizacional de carpetas; en el caso de documentación digitalizada, un metadato de signatura y un número correlativo (automático) para su clasificación y ordenación en el sistema físico.
5. La solución Odilo Preserver PYMES asegura el control, organización, acceso y visualización de toda la documentación corporativa.
6. Odilo Preserver PYMES es una solución integral de gestión y preservación documental para pequeñas y medianas empresas.
7. Implica, por parte del usuario, la definición de unas políticas de conservación de documentos y, por parte de Odilo, la aplicación de dichas políticas de conservación.
8. Con ello, se pretende dar respuesta a las necesidades de una pequeña o mediana organización, que gestione documentos físicos y copias electrónicas de los mismos, además de documentos generados exclusivamente en digital.
9. Se establecen los riesgos asociados a la preservación de los documentos y se definen eventos (a ejecutar por Odilo) que requieren una autorización por parte del cliente.
10. Se genera un xml en un formato válido, que se empaqueta junto con los documentos para crear un paquete SIP (Submission Information Package).
11. 2) Entrada de la documentación en el sistema desde el cuadro de clasificación.
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